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用友打通高砂鉴臣企业管控“信息流”
作者:宁波用友软件  来源:http://www.ufida.com.cn/news/110518/20114718114700.shtml  发表时间:2011-5-18 21:40:17  点击:3462

  由上海家化(集团)有限公司与日本高砂香料工业株式会社共同打造的上海高砂鉴臣香料有限公司(以下称“高砂鉴臣”),也是目前中国香精香料制造行业规模最大的合资企业之一。目前,上海高砂鉴臣香料有限公司专业生产经营各类日化香精、食品香精以及天然香料和合成香料等,品种多达4千余种,新品开发以年均40%以上的速度增长。公司研发、营销、市场、客服、门市部等办公场所位于上海市中心的襄阳南路,生产园区位于上海浦东康桥工业区。

  为了在研发世界流行新香型上与日本高砂总部保持同步,高砂鉴臣与日本高砂建立了人才交流及人才培训体系,所构建的全球研发网络互相联通、数据共享;另一方面,公司的食品香精车间按国家GMP标准建设,实现全封闭管道化的三层立体先进工艺流程。如此高的生产管理标准给企业带来了不小的挑战。

  此外,高砂鉴臣所在的精香料行业属精细化工行业,是一个高投入,超高产出,市场上竞争非常激烈的行业,因此,为了保障企业在研发、营销、市场、客服、门市部与生产制造等环节的信息流通,实现企业的管控一体化,高砂鉴臣应用了用友ERP系统。对此,海高砂鉴臣香料有限公司副总经理詹强表示:“用友ERP现在已经成了我公司加强内部管控坚实的平台,为企业快速发展打下了坚实的基础。”

  行业竞争加剧 企业急需加强规范化管理

  在我国,国际著名的香料香精生产企业已基本在中国建厂落户,如美国国际香料公司(IFF)、瑞士奇华顿公司和芬美意香料公司、英国奎斯特公司、日本高砂香料株式会社和长谷川香料株式会社、法国曼氏香精香料公司等,这些企业已经累计在中国投资金额约达8亿美元。因此,我国的香料香精工业已形成国内市场国际化局面,国内的香精香料企业直接面对激烈的国际竞争。原有几大国营香料香精骨干企业在中国的香料香精市场的主导地位在弱化,合资企业、民营企业已成为我国香料香精民族工业的主力军,上海高砂鉴臣香料有限公司便是其中合资企业的代表。

                                      公司生产车间          公司原料仓库               公司配料车间                       现场盘点

  由于香料包含天然香料、合成香料、香精等,属精细化工行业。同时,在制造业的大范畴内,香精香料行业又属流程制造,主要通过对原材料进行混合、分离、粉碎、加热等物理或化学方法,使原材料增值,通常以批量或连续的方式进行生产,而香精香料应用广、产量低、价值高,配方也比较复杂。据了解,目前,全国香精香料行业总企业数约几千家,其中2/3为香料生产企业,1/3为香精或香精香料并举企业。

  香料香精产品的特点是多品种、产量少,配套性强、专用性强,用量少、作用大,一地生产、多地使用,既需精湛的技术,又要高超的艺术。此外,香料香精与食品行业也有相似性,它与人们的生活休戚相关,无论是质量,还是加工工艺,无论是生产过程还是流通环节,国家质监部门对其要求非常严格,严格按GMP规范进行达标管理。

  香料香精行业这种要标准的管理要求包括诸多层面:1、知识、技术、资源、资金密集,典型的规模效益型行业;2、生产过程连续性强,流程相对固定,工艺复杂,各种用于控制和调度的特性参数繁多;3、产品专业性强、技术差别大,相对传统化工行业技术更新更快,产量和采购计划相对稳定,库存管理、固定资产管理、备品备件管理问题突出;4、产品结构比较简单,物料数量和层次较少,设计极少变更;5、化工业加工工艺采用专用设备或装置,流程和能力都相对固定,工序间连续且能力匹配性强,在最高和最低日产量间波动产出品可能随原料产地和工艺参数变化,需要按浓度、质量等级分类。进出料都是连续的,提前期很短,除流程首尾外,无排队、等待时间,通常不考虑在制品问题;6、物料存储形态多样化,化工企业的原材料和产品通常是液体、气体、粉状等,存储通常采用罐、箱、柜、桶等进行存储,并且多数容器的存储量可以用通过电子传感器获得;7、自动化水平高,生产工艺技术成熟,控制生产的自动化设备比较成熟;8、批号跟踪管理,化工行业的生产工艺过程中产生有各种协产品、副产品、废品、回流物等,而且对物资的管理需要有严格的批号管理,生产过程要求有十分严格的批号记录,从原材料、供应商、中间品以及销售给用户的产品,都需要记录。

  因此,不管是香料香精行业外部市场的情况,还是行业企业内部的生产制造及流通,都对企业的管理提出了非常高的要求。在以信息化为主导的现代企业管理方式下,应用信息化手段也成了高砂鉴臣公司的重要选择。

  企业管控需求催生信息化应用升级

  尽管香料香精行业竞争激烈,对企业管理要求较高,但上海高砂鉴臣香料有限公司的业务发展一直保持较快的增长,内部管理和业务也都有了较大的提升。早在2006年,高砂鉴臣便与用友软件开展在财务管理信息化上的合作,而其业务部门也在6年前就和大学合作开发了专用系统,研发部门则使用国外软件系统,进行了一些立项、出样、产品信息库的管理工作。不过不过公司在诸多方面仍需要进一步加强。

  比如,在研发管理方面,高砂鉴臣并没有建立起统一的信息化管理平台,公司从研发立项到过程管控,特别是核心配方的保密和公共配方的共享工作难以正常开展;而在生产及采购计划方面,由于客户订单多、变更快、交期紧,各部门之间的信息共享不及时,加上原料采购周期长,造成生产及采购计划不协调,严重影响了客户订单的交付。

  高砂鉴臣对于生产过程的管控也由于部门业务相对独立,相关业务缺乏控制,包括生产过程的工艺控制及指导,物料的领用及数量控制,质检数据的及时传递等都成为长期困扰企业的问题;同时,企业对产品的质量跟踪上也面临困难,由于客户的需要,加工相关法规的要求,公司对产品批次、保质期的要求较高,如不对相应的原材料批次进行严格跟踪,就不会满足客户的要求,最终会失去客户的订单。

  为此,高砂鉴臣在信息化建设上制订了新的总体目标,其中不仅包括解决研发过程管控,主要包括产品研发和配方管理;还包括实现计划平衡计算和动态调整,并能够进行插单模拟和缺料分析,同时,通过全过程条码跟踪,提高业务处理的准确性和高效性,实现全过程条码跟踪。更重要的是,高砂鉴臣希望实现高度的数据共享,建立起研发、计划、销售、市场、生产、质检、仓库、采购、财务等部门能够共享统一数据平台,有效传递业务数据,加强业务协同处理。并完成精细化的成本核算,成本管理到批次。

  在这一信息化目标的指引下,高砂鉴臣选择了用友ERP系统,以打造企业管控一体化的信息平台。据了解,目前高砂鉴臣已经上线了包括财务管理、销售管理、研发管理、采购管理、生产及物流管理、人力资源管理、QC质量管理等系统在内的多个模块。未来,高砂鉴臣还将上线客户关系管理、预算系统和BI系统。

  目前,通过现有系统的应用,高砂鉴臣已经完成了原系统和用友ERP系统的对接,实现存货档案和配方的数据交换;在仓库和生产环节,全面应用了条码,实现了产品出入库的条码管理,实现了业务全流程跟踪,加强了质量监督,满足了企业下游客户对产品质量跟踪要求,提高了业务处理的效率和准确性,为市场拓宽和业务提升打下了物质基础;同时,实现了模拟报价和基于研发配方管理的售前支持系统,并对企业流程进行了优化,规范了企业标准化流程操作,为企业各业务岗位制定了规范。

  据了解,信息化建设的进一步加强,已经给高砂鉴臣带来了丰厚的回报。企业的应收账款的坏账率由实施前的5%下降到目前的2%,通过建立以销售、订单交期+客户级别的计划体系,高砂鉴臣实现了成本卷积计算和成本分析,加强了成本管控的力度,财务结帐时间已经由实施前的5个工作日缩短到实施后的2个工作日。

  高砂鉴臣公司经营计划部长王烨表示说:“用友ERP系统设计逻辑严谨,灵活性好,满足了我公司业务类型复杂、多点管控的需求,成为各部门开展业务的利器。”

  ERP成功应用的四大因素

  对于信息化项目的成功实施,往往离不开用户和系统提供方的紧密配合,高砂鉴臣公司也不例外,在谈及ERP项目成功实施的心得时,公司相关负责人总结出了四大因素:

  首先,优秀的项目团队。为了保障项目的执行,高砂鉴臣和用友双方派出了高管作为项目总监,高砂公司方面则安排负责企业经营计划的部长直接做项目经理,各部门主管成为核心成员,而用友公司方面则派出了有丰富经验的项目经理和实施顾问。

  其次,专业的项目管理。通过建立项目沟通制度、问题跟踪处理机制、系统运行保障制度等控制了项目风险,使各项工作能够在既定时间内高质量地完成。

  第三,出色的能力转移。通过项目管理培训,使项目组核心成员明白项目中的风险以及解决思路,通过多轮分级系统培训及跟踪考核,使关键用户、最终用户能够熟练地操作系统,通过对IT人员的UAP培训,使企业的一些管理报表能够快速自行完成。

  第四,标准化系统+个性化局部开发。以ERP标准功能为基准,企业业务向标准化流程靠近,对行业特色个性化需求,做局部、小范围的开发应用工作,最终形成一套符合企业实际同时又能体现标准系统管控思想的业务运作平台。

  用友公司U8高级制造顾问王军作为项目参与方也表示:“高砂项目客户需求较复杂,在项目实施过程中,双方项目组配合默契,严格按照项目主计划推进,保障了ERP系统的成功上线和稳定运行。有了ERP系统做支撑,企业运营效率提高、各部门沟通顺畅、产品质量更趋稳定、客户交期满足率大幅度提升。”


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